Jeśli biuro podróży organizuje wycieczkę, na przykład autokarową, obojętnie, czy jest to wyjazd aranżowany dla dorosłych lub dla dzieci, czy obejmuje wyjazd na kilka dni czy też jest to wycieczka jedynie jednodniowa, powinny być przydzielony do tej wycieczki pilot lub również przewodnik – w zależności od danej sytuacji. Polskie prawo powiada bo, iż każdy wyjazd grupowy, gdzie dana grupa liczy co najmniej 10 osób, powinien następować pod opieką pilota z bezwzględną jego obecnością w danej grupie.

Nawet w sytuacjach, kiedy wyjazd nie jest organizowany przez biuro podróży a przez pojedyncza osobę, na przykład wycieczka szkolna – klasowa – aranżowana przez wychowawcę klasy, także powinna posiadać opiekuna w postaci licencjonowanego pilota turystycznego. W sytuacji uzewnętrznienia przez narząd kontrolny, iż dana grupa wycieczkowa nie ma pilota, nakładana będzie kara pieniężna na organizatora wycieczki, oraz nieważne jest, czy to będzie menadżer biura podróży, czy również wychowawca szkolny – oba podmioty są w stanie być ukarane w ten sam sposób.

Dla typowego zjadacza chleba trudno będzie odróżnić, jakie kompetencje ma pilot wycieczki, a które przewodnik, który daną wyprawę oprowadza – w wielu przypadkach widzimy też obrazki, że oprowadza dana wycieczkę jednostka, która ma odznakę pilota turystycznego, a nie oprowadzacza. Jednak są to dwa różnorodne rodzaje uprawnień – pilot turystyczny a przewodnik, które zależą również od tego, o jaki teren chodzi – szczególnie dotyczy to uprawnień pilota.

A więc licencja pilota turystycznego uprawnia taka osobę do piastowania opieki nad grupą, do której jest przedzielony w czasie wycieczki, załatwianie spraw kwaterunkowych oraz tym analogicznych czynności, o czym napomyka http://ecotravel.net.pl/. Natomiast pilot nie ma uprawnień do oprowadzania wycieczek, innymi słowy czynności zarezerwowanej dla przewodnika krajoznawczego. Z kolei przewodnik – jeśli mowa o terenowym – ma prawo do oprowadzania wypraw po terenie, gdzie ma licencje przewodnika, a ponadto do wykonywania czynności pilockich na również danym terenie. Przewodnik miejski nie ma jednak uprawnień pilota, a w związku z tym podróży z grupą i sprawowania opieki nad nią, jaka prawidłowo sprawuje pilot.