Jeszcze do niedawna każdy pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej swoich podwładnych przez okres 50 lat od daty ustania zatrudnienia. Ostatnia nowelizacja przepisów skróciła ten czas do 10 lat.

Jak długo należy archiwizować dokumentację pracowniczą?

Zasady archiwizowania dokumentacji pracowniczej znowelizowała Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357). Oprócz znaczącego skrócenia obowiązkowego czasu przechowywania dokumentów ustawa dopuszcza również możliwość ich digitalizacji i archiwizowania w formie cyfrowej. Ustawodawca szacuje, że oszczędności wynikające z redukcji kosztów prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej mogą osiągnąć kwotę nawet 130 mln złotych rocznie.

Zapisy nowelizacji automatycznie obejmują wszystkich pracowników zatrudnianych na umowę o pracę oraz zleceniobiorców angażowanych na podstawie umowy zlecenie po 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że ich akta osobowe oraz dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (tj. karty ewidencji czasu pracy, imienne karty (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację) będą archiwizowane u pracodawcy jedynie przez 10 lat. Po tym okresie wszystkie istotne dane zawarte w dokumentacji pracowniczej zostaną przekazane bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, których na ich podstawie określi wysokość przyszłych świadczeń emerytalnych lub rentowych. W założeniu rozwiązanie to stanowić będzie znaczące ułatwienie dla pracowników przechodzących na emeryturę lub rentę, ponieważ nie będą musieli – tak jak do tej pory – samodzielnie gromadzić dokumentów od wszystkich swoich dotychczasowych pracodawców.

W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 obowiązują dotychczasowe zasady, chyba że pracodawca samodzielnie zdecyduje się na przekazanie do ZUSu raportów informacyjnych o swoich pracownikach i zleceniobiorcach. Wtedy obowiązek archiwizacyjny również ulegnie skróceniu do 10 lat. W przypadku pracowników i zleceniobiorców, którzy swoje umowy podpisali przed 1 stycznia 1999 r. obowiązkowy okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej nadal wynosi 50 lat i nie może zostać skrócony.

Jak archiwizować dokumentację pracowniczą?

Pracodawcy muszą pamiętać, że wspomniana we wstępie ustawa nie zmienia czysto praktycznych zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej. Kwestie te reguluje bowiem rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Zgodnie z zapisami ww. rozporządzenia dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w pomieszczeniu posiadającym ognioodporne i przeciwwłamaniowe drzwi oraz sygnalizację alarmową. Nie ma przeszkód, aby w jednym pomieszczeniu przeznaczonym na firmowe archiwum składowane były również inne służbowe dokumenty, jednak w takim przypadku dokumentację kadrowo-płacową należy zabezpieczyć przed dostępem osób nieuprawnionych.

Najprostszą i zarazem najtańszą metodą zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej jest umieszczenie ich w osobnych szafach metalowych na dokumenty, do których dostęp mają wyłącznie pracownicy posiadający specjalne upoważnienie. Tego typu metalowe szafy na dokumenty chronią dokumenty przed wglądem, kradzieżą lub zniszczeniem w zakresie wymaganym wspomnianym rozporządzeniem. W sklepie internetowym mebledobiura.pl możesz znaleźć bogatą listę szaf, które skutecznie zabezpieczą dokumentację pracowniczą, przed osobami nieuprawnionymi, a także ogniem – sprawdź tutaj.